Informativa sul trattamento dei dati personali.

Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento

Per qualsiasi comunicazione relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare al recapito di posta elettronica sopra indicato.

Categorie di dati personali oggetto di trattamento

In occasione della trasmissione del modulo di iscrizione, accessibile alla URL /iscrizione, formano oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi e di contatto: nominativo o pseudonimo, indirizzo di posta elettronica e, in via facoltativa, recapito telefonico, conferiti dall'Interessato ai fini della gestione del procedimento di iscrizione e dell'instaurazione delle conseguenti comunicazioni di servizio;
• Fascia di età indicativa (maggiorenne ovvero minorenne accompagnato dall'esercente la responsabilità genitoriale), conferita per finalità di natura organizzativa e di sicurezza dei partecipanti;
• Dati relativi alle modalità di partecipazione: opzione di pernottamento prescelta, pasti prenotati, contributo di partecipazione, aree tematiche di interesse ed eventuali annotazioni libere, conferiti in funzione delle esigenze logistiche e di predisposizione del palinsesto;
• Dati tecnici di connessione: indirizzo IP e user-agent del programma di navigazione utilizzato al momento dell'invio del modulo, trattati per finalità di sicurezza informatica, prevenzione di abusi e diagnostica del sistema;
• Data e ora di presa visione della presente informativa, trattate al fine di consentire al Titolare di dimostrare l'adempimento degli obblighi informativi previsti dalla normativa.

Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati personali contrassegnati quali obbligatori nel modulo di iscrizione (nominativo o pseudonimo e indirizzo di posta elettronica) riveste carattere necessario ai fini del perfezionamento del procedimento di iscrizione e dell'instaurazione del relativo rapporto: l'eventuale rifiuto, totale o parziale, di fornire i predetti dati comporta l'oggettiva impossibilità per il Titolare di dare seguito alla richiesta dell'Interessato.

Finalità del trattamento e basi giuridiche di liceità

I dati personali sono oggetto di trattamento per le seguenti finalità, in forza delle corrispondenti basi giuridiche di liceità:

• Gestione della procedura di iscrizione e partecipazione all'evento — base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'Interessato e successiva esecuzione del rapporto, ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
• Esecuzione delle comunicazioni di servizio afferenti all'evento (conferma dell'avvenuta iscrizione, informazioni logistiche, comunicazione di eventuali variazioni organizzative) — medesima base giuridica di cui al punto che precede.
• Tutela della sicurezza informatica, prevenzione di condotte abusive e diagnostica del sistema — base giuridica: perseguimento del legittimo interesse del Titolare alla protezione delle proprie infrastrutture tecnologiche, ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR, previo positivo bilanciamento con i diritti e le libertà fondamentali dell'Interessato.
• Adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare, ivi incluso il riscontro a richieste legittimamente formulate dall'Autorità giudiziaria o da pubbliche amministrazioni — base giuridica: art. 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR.

Si dà espressamente atto che il Titolare non pone in essere alcuna attività di marketing diretto: non procede all'iscrizione dell'Interessato a servizi di newsletter, non cede i dati personali a terze parti per finalità promozionali, né trasmette comunicazioni a carattere pubblicitario. La sola corrispondenza elettronica intrattenuta con l'Interessato è quella strettamente funzionale al procedimento di iscrizione.

Dati personali dei minori

Qualora l'iscrizione riguardi un partecipante minorenne, i relativi dati personali sono forniti dall'esercente la responsabilità genitoriale, che ne garantisce l'esattezza. I dati del minore sono trattati esclusivamente per le finalità organizzative e di sicurezza indicate nella presente informativa.

Riprese fotografiche e videografiche durante l'evento

Nel corso dell'evento sono effettuate riprese fotografiche e video, a cura di operatori incaricati dal Titolare, aventi ad oggetto esclusivamente gli interventi che si svolgono sul palco e i soggetti che vi prendono parte in qualità di relatori. Non costituiscono oggetto di ripresa il pubblico, le aree conviviali e i momenti di festa dell'evento; l'eventuale presenza di terzi nelle immagini ha carattere meramente incidentale e non intenzionale.

Finalità: documentazione degli interventi, costituzione dell'archivio dei contenuti dell'evento e comunicazione istituzionale dell'iniziativa, anche mediante pubblicazione sul sito web e sui canali social del Titolare.

Base giuridica: perseguimento del legittimo interesse del Titolare alla documentazione e alla diffusione dei contenuti dell'evento, ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR. Chi prende parte agli interventi sul palco è comunque previamente informato che il proprio intervento è oggetto di registrazione e potrà essere pubblicato.

Limiti: le immagini non sono in alcun caso utilizzate per finalità pubblicitarie o di lucro né esposte o diffuse ove rechino pregiudizio all'onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta (art. 97, comma 2, Legge 633/1941). La ripresa e la pubblicazione di immagini riconoscibili di soggetti minori di età che intervengano sul palco sono effettuate esclusivamente previo consenso dell'esercente la responsabilità genitoriale.

Diritto di opposizione. Chi non desideri che il proprio intervento sul palco sia ripreso o pubblicato può comunicarlo agli operatori prima dell'intervento, ovvero richiedere la rimozione delle immagini che lo ritraggono mediante istanza all'indirizzo presidente@rootclub.it. Resta impregiudicato il diritto di opposizione di cui all'art. 21 del GDPR.

Periodo di conservazione dei dati personali (art. 5, par. 1, lett. e, GDPR)

In ossequio al principio di limitazione della conservazione di cui all'art. 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR, i dati personali raccolti in sede di iscrizione sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e, segnatamente, per un periodo non superiore a dodici (12) mesi decorrenti dalla data di conclusione dell'evento, termine ritenuto congruo dal Titolare al fine di consentire la gestione di eventuali richieste di rimborso, di contestazioni, di contenziosi e di comunicazioni post-evento. Decorso il predetto termine, i dati personali sono cancellati ovvero resi anonimi in via irreversibile.

Sono fatti salvi i diversi e più ampi termini di conservazione previsti da specifiche disposizioni normative cui il Titolare è tenuto a conformarsi: a titolo meramente esemplificativo, la documentazione contabile e fiscale, ove dovuta, è conservata per il periodo di dieci anni ai sensi dell'art. 2220 del codice civile e della pertinente normativa tributaria.

Categorie di destinatari e trasferimento dei dati verso Paesi terzi

I dati personali sono accessibili e trattati, nei limiti delle rispettive competenze, dalle seguenti categorie di destinatari:

• i volontari e i responsabili preposti all'organizzazione dell'evento, espressamente autorizzati dal Titolare al trattamento ai sensi dell'art. 29 del GDPR, esclusivamente per le finalità indicate nella presente informativa;
• il fornitore dei servizi di hosting del sito web (rootclub.it / Plesk), designato Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR, la cui infrastruttura server è ubicata sul territorio della Repubblica italiana, con conseguente insussistenza di trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo;
• il fornitore del servizio SMTP preposto al recapito della comunicazione di conferma dell'iscrizione, parimenti designato Responsabile del trattamento ex art. 28 del GDPR, limitatamente ai dati strettamente necessari all'erogazione del servizio (nominativo, indirizzo di posta elettronica, contenuto della comunicazione);
• l'Autorità giudiziaria e le pubbliche amministrazioni, esclusivamente in ottemperanza a specifici obblighi di legge ovvero a provvedimenti legittimamente adottati dalle medesime.

La pubblicazione di fotografie e registrazioni sui canali social dell'Associazione può comportare il trattamento dei dati da parte dei gestori delle relative piattaforme, secondo le rispettive informative privacy e condizioni di utilizzo. Tali trattamenti possono comportare trasferimenti verso Paesi terzi effettuati dai gestori delle piattaforme nel rispetto delle garanzie previste dal Capo V del GDPR.

Diritti dell'Interessato (artt. 15–22 e 77 del GDPR)

L'Interessato può esercitare in qualsiasi momento, mediante istanza inoltrata all'indirizzo di posta elettronica presidente@rootclub.it, i diritti riconosciuti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR, e segnatamente:

• il diritto di accesso ai dati personali che lo riguardano e di ottenerne copia, ai sensi dell'art. 15;
• il diritto di rettifica dei dati personali inesatti, nonché di integrazione di quelli incompleti, ai sensi dell'art. 16;
• il diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio") dei dati personali, qualora ricorra una delle ipotesi previste dall'art. 17 e non sussistano motivi legittimi prevalenti per la loro ulteriore conservazione;
• il diritto di limitazione del trattamento, nelle ipotesi previste dall'art. 18;
• il diritto alla portabilità dei dati personali forniti al Titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ai sensi dell'art. 20;
• il diritto di opposizione al trattamento fondato sul perseguimento del legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell'art. 21.

È fatto in ogni caso salvo il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ai sensi dell'art. 77 del GDPR, ovvero di adire la competente Autorità giurisdizionale ai sensi dell'art. 79 del medesimo Regolamento, qualora l'Interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione delle disposizioni in materia.